Informatie over de beschikbare zalen
Diensten > Zaalverhuur
Cafetaria
tot maximaal 99 personen staand
56 zitplaatsen
2 reglementen om eerst grondig na te lezen.
Het laatste tabblad bevat een inschrijvingsformulier.
Let op! Een inschrijving is maar eerst definitief na goedkeuring en betaling.
Indien het voor een klein familiefeestje is neem dan rechtstreeks contact met Maria Mees Tel: 0498 21 18 59
HUISHOUDELIJK REGLEMENT voor het huren van lokalen en terreinen
van vzw “ Jeugd & Cultuur”
Inleiding
Dit is het reglement voor het huren van lokalen en terreinen beheerd door de vzw “Jeugd & Cultuur. Voorbeelden van lokalen zijn: cafetaria, petanqueruimte, keuken, sportterreinen, ...
Wie een lokaal en/of terrein huurt, moet dit reglement naleven.
Wanneer het reglement niet nageleefd wordt:
- Mag men geen lokalen meer huren.
- Moet men wel de retributie en de waarborg betalen.
In dit reglement worden volgende termen gebruikt:
- De beheerder: dit zijn de vzw Jeugd & Cultuur” en haar afgevaardigden. Deze afgevaardigden
zijn de leden van de raad van bestuur en zijn vertegenwoordigers.
- De gebruiker: een persoon, organisatie of vereniging die een lokaal huurt of gebruik.
Bij betwistingen over dit reglement, beslist de beheerder.
Doelstellingen
De lokalen en terreinen van de vzw jeugd en Cultuur worden verhuurd om verenigingen en mensen samen te brengen. Hierdoor kunnen mensen zich sociaal en cultureel ontwikkelen, met aandacht voor laagdrempeligheid en diversiteit.
Beschikbaarheid accommodatie
1. Tijdens de gewone openingsuren van de chalet is enkel de afgehuurde accommodatie van de vzw “ Jeugd & Cultuur” ter beschikking van derden en enkel deze kan dan gebruikt worden voor het organiseren van activiteiten. In de niet afgehuurde gedeelten mogen de andere bezoekers of eigen activiteiten van de vzw hier geen hinder ondervinden.
Welke activiteiten zijn verboden?
- Erediensten en openbare verkopen. Bij twijfel mag de beheerder beslissen de activiteit niet toe te laten.
- Activiteiten die niet vermeld zijn op de aanvraag. Als de gebruiker het lokaal gebruikt voor iets anders dan afgesproken, mag de gebruiker geen lokalen meer huren.
- Binnen gaan in andere lokalen dan degene die werden aangevraagd. De gebruiker moet hiervoor eerst toestemming vragen aan de verantwoordelijke of zijn afgevaardigde.
- Toelating tot gebruik geven aan iemand anders dan de gebruiker.
De beheerder kan een activiteit weigeren of de toelating intrekken in deze gevallen:
- Als er gevaar is voor de veiligheid en/of de openbare orde.
- Bij overmacht.
- Als de belangen van de vzw Jeugd & Cultuur of één van zijn feitelijke kringen voorrang hebben.
- Als de activiteit in strijd is met de visie of de doelstellingen van de beheerder.
Wanneer aanvragen?
Soort activiteit
Wanneer aanvragen?
Algemeen (sport- en vergaderlokalen)
Ten laatste 2 weken voor de activiteit
Activiteiten waarvoor technische ondersteuning nodig is en/of voorbereidende werken dienen uitgevoerd door de beheerder
Ten laatste 4 weken voor de activiteit
Bals, banketten, feesten,
Ten laatste 4 weken voor de activiteit.
Hoe aanvragen ?
Stap 1: Haal tijdens de openingsuren het aanvraagformulier bij vzw Jeugd en Cultuur
Leo Baekelandstraat 2 – 2180 Ekeren. Tel: 03 / 542.54.54
of vul aangehecht aanvraagformulier in en breng dit mee naar bovenstaand adres.
Stap 2: Vul het aanvraagformulier volledig in. Als het aanvraagformulier niet volledig ingevuld
is, kan de aanvraag niet goedgekeurd worden.
Stap 3: Bezorg het ingevulde formulier aan de beheerder.
Stap 4: De gebruiker krijgt een schriftelijke bevestiging van de beheerder (e-mail of brief). Pas dan is de
verhuring definitief in orde.
Annulatie
Als de activiteit niet doorgaat, moet de gebruiker de aanvraag schriftelijk (e-mail of brief) binnen onderstaande termijn annuleren. Anders blijft het huurcontract geldig en moet de gebruiker de retributie toch betalen.
Hoe annuleren?
Algemeen (sport- en vergaderlokaal)
Annuleren ten laatste 1 week voor de activiteit
Activiteiten waarvoor technische ondersteuning nodig is en/of voorbereidende werken dienen uitgevoerd door de beheerder
Annuleren ten laatste 2 weken voor de activiteit.
Bals, banketten, feesten.
Annuleren ten laatste 2 weken voor de activiteit.
Dranken
Drank moet de gebruiker afnemen van de vzw Jeugd en Cultuur volgens de gegevens en prijzen geldig in de chalet.
Eigen drank meebrengen is verboden.
Kostprijs
- De gebruiker betaalt een retributie en een waarborg. De gebruiker vindt alle informatie hierover in het retributiereglement.
- De retributie hangt af van de soort activiteit en hoe lang de gebruiker het lokaal wilt huren. De gebruiker vindt alle informatie hierover in het retributiereglement.
- De gebruiker moet correct betalen. Anders mag de gebruiker of de vereniging geen lokalen meer huren.
Taksen en auteursrechten
De gebruiker moet er zelf voor zorgen dat hij de nodige taksen betaalt en alle wettelijke verplichtingen respecteert (bijv. SABAM). Indien nodig vraag meer informatie aan de beheerder.
Voor SABAM:
Auteursrecht voor auteurs van muziek
SABAM inningkantoor Antwerpen
Frankrijklei 65 bus 2
2000 Antwerpen
Tel: 03-226 71 60
Fax: 03-226 72 66
Wat moet de gebruiker op voorhand regelen?
Een verantwoordelijke aanduiden
Deze verantwoordelijke moet ervoor zorgen dat de activiteit goed verloopt. De verantwoordelijke moet tijdens de activiteit altijd aanwezig zijn. De gebruiker moet de naam van de verantwoordelijke vermelden op het aanvraagformulier.
Communicatie over de activiteit
Indien de gebruiker publiciteit voert over de activiteit, moet het volgende vermeld worden in alle communicatie over de activiteit:
- De naam van de organisator of vereniging
- Het lokaal
- De toegangsprijs
Het is verboden de communicatie zo op te stellen dat het lijkt alsof de beheerder (mede)organisator is van de activiteit.
Pers
Voor uitzendingen op televisie, radio of digitale kanalen, moet de gebruiker op voorhand toelating vragen aan de beheerder.
Belangrijke regels voor het gebruik van het lokaal
Tijdens de activiteit
- De gebruiker moet beginnen en eindigen op het afgesproken uur. Als er 1 uur na het afgesproken beginuur niemand aanwezig is, kan de activiteit niet meer doorgaan. Als de gebruiker niet verwittigt, moet hij wel de retributie betalen.
- De gebruiker mag de gebruikers van andere lokalen niet storen.
- Roken is verboden in alle gebouwen en lokalen.
- Elk lokaal heeft een vaste schikking. Na de activiteit moet de gebruiker alle spullen weg halen die er niet thuishoren en het lokaal terug zetten zoals het was.
Veiligheid
Evacuatie:· Elk lokaal heeft een maximum toegelaten aantal personen. De gebruiker mag niet meer mensen binnen laten.· Alle uitgangen en nooduitgangen moeten vrij zijn. Er mag niets in de weg staan.· De bordjes met ‘uitgang’ en ‘nooduitgang’ moeten altijd duidelijk zichtbaar zijn.· Plaats op eigen initiatief geen extra podium of toog.Brand:· De gebruiker moet de normen en reglementen over brandveiligheid respecteren.· Gebruik nooit gemakkelijk brandbaar materiaal voor versieringen.· Toestellen die werken op gas zijn verboden.· Gebruik elektrische toestellen alleen op de plaats die de beheerder heeft aangeduid.Bewaking:· De beheerder doet geen bewaking.· De beheerder is niet verantwoordelijk voor beschadiging, verlies, diefstal of brand van wat er in het lokaal staat. De gebruiker moet hier zelf de nodige voorzorgen nemen. Bijvoorbeeld een bewaakte vestiaire of bewaking voor een tentoonstelling voorzien.
Geluidsoverlast
- De gebruiker moet de rust van de buren respecteren. Dit betekent dat er niet te veel lawaai mag zijn binnen het gebouw en in de buurt van het gebouw maw de wettelijke normen mogen niet overschreden worden.
- Als de buren klagen over lawaai, mag de beheerder uw activiteit stopzetten.
- Als de gebruiker weigert het geluid stil te zetten, komt de politie.
- Als u de gebruiker te veel lawaai maakt, mag hij/zij later misschien geen lokaal meer huren.
Schade
- De gebruiker mag de lokalen, het materieel en de apparatuur niet beschadigen.
- De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor schade aan het gebouw of de inhoud. De gebruiker moet de herstellingen betalen.
- Het maakt niet uit of de schade is veroorzaakt door de gebruiker zelf, of een medewerker of een deelnemer van de activiteit.
- De gebruiker moet elke schade onmiddellijk melden aan de beheerder.
Afval
De gebruiker moet zelf het afval sorteren en weg doen naar de daarvoor voorziene plaats. Als hij/zij het afval niet weg doet, is dit schade en moet hij ervoor betalen.
Vaatwerk
- In de keuken is er vaatwerk ter beschikking dat na afspraak met de beheerder ter beschikking kan gesteld worden.
- Het vaatwerk dat stuk is dient te worden vergoed aan kostprijs van het vervangproduct.
Controle door de beheerder
De beheerder heeft de leiding. Hij/zij geeft alle nodige aanwijzingen. De gebruiker moet steeds doen wat hij/zij zegt.
De beheerder mag de activiteiten altijd controleren en mag altijd in het lokaal binnen.
De beheerder heeft het recht de activiteit stop te zetten als de gebruiker de afspraken niet respecteert. Hij/zij kan de gebruiker verplichten het gebouw te verlaten als de afspraken niet gerespecteerd worden.
Als de gebruiker weigert de activiteit stop te zetten of het gebouw te verlaten, komt de politie.
REGLEMENT voor het huren van lokalen en terreinen van de vzw Jeugd en Cultuur door derden
Artikel 1
De infrastructuur van de vzw jeugd en Cultuur is onderverdeeld in:
• Chalet (gedeelte met toog en gelagzaal)
• Keuken
Artikel 2
Het bedrag van de retributie wordt bepaald door de aard en de duur van de activiteit en de daarvoor benodigde lokalen en/of terreinen.
Artikel 3
Overzicht retributiekosten: Alle kosten zijn inclusief BTW en inclusief opkuis
Huur van lokaal en/of terrein voor maximum 8 uur Prijs
Chalet “ Jeugd & Cultuur (maximum 99 personen, 56 zitplaatsen) 150 €
Per extra begonnen uur 20€
Keuken met gebruik van toestellen 60€
Keuken zonder gebruik van toestellen 30€
Bijkomende kosten Prijs
Waarborg 100€
Gebruik vaatwerk (afwas inbegrepen) 1,5 € per persoon
Gebruik Tafelkleden (was inbegrepen) 3 €/stuk
Aansluiting elektriciteit voor springkasteel of vergelijkbare 25€
Artikel 4
De retributie is verschuldigd door de aanvrager.
Artikel 5
Bij het afsluiten van een overeenkomst tussen de vzw jeugd en Cultuur en de gebruiker wordt een voorschot gevraagd van 25 % van het totale retributiebedrag.
Als meerdere lokalen samen worden gehuurd bedraagt het voorschot 50% van het totale retributiebedrag.
De betaling van het voorschot dient contant te gebeuren tijdens het afsluiten van de overeenkomst.
Artikel 6
Bij activiteiten in reeksvorm wordt de waarborg berekend over het geheel der activiteiten binnen de periode van 1 maand. Maandelijks wordt er een afrekening opgemaakt en ontvangt de gebruiker een factuur, die binnen 14 dagen na factuurdatum betaald moet worden. Bij niet betaling zal de overeenkomst beëindigd worden.
De toekomstige huurmogelijkheid tot alle gebouwen van de vzw “Jeugd & Cultuur zal aan de gebruiker worden geweigerd tot betaling van het factuur.
Artikel 7
De betaling van het saldo van de retributie dient contant te gebeuren 14 dagen vóór de activiteit plaats vindt.
Bij niet tijdige betaling kan de activiteit niet doorgaan en worden de zalen terug vrij gegeven voor andere activiteiten.
Artikel 8
De retributie blijft verschuldigd tot beloop van het tarief van het lokaal en/of terrein indien de aanvraag minder dan 14 dagen voor de voorziene datum wordt geannuleerd of wanneer er geen gebruik gemaakt wordt van de verleende toelating of wanneer de geplande activiteit niet kan doorgaan om redenen vreemd aan de wil van het bestuur of ingevolge overmacht.
Artikel 9
Er wordt een waarborg gevraagd aan de inrichters, ten bedrage van 500 euro. Bij schade aan gebouw, materiaal, meubilair of bij het niet naleven van de verhuurmodaliteiten, wordt er een vergoeding aangerekend. Deze vergoeding bedraagt de kost betaald door de beheerder voor de herstelling.
De verschuldigde waarborg wordt na 10 werkdagen terugbetaald indien er geen opmerkingen zijn.
Artikel 10
De aanvraagmodaliteiten en verhuurmodaliteiten worden geregeld door middel van een afsprakennota die bij dit retributiereglement hoort.